AVG en zo meer.

Per 25 mei 2018 is de AVG, ofwel de Algemene Verordening gegevensbescherming van kracht geworden. Dit is een nieuwe Europese privacywet. Hierin staan een aantal verplichte maatregelen waaraan ik als therapeut moet voldoen omdat ik gegevens van cliënten vastleg in dossiers. Ik ga zorgvuldig om met de door u aan mij toevertrouwde gegevens. Dat betekent dat de informatie die ik verzamel door mij op een veilige plaats bewaard wordt en zodat niemand anders dan ik, en in geval van ziekte mijn vervanger, erbij kan.

Ik ben door deze wet verplicht u een formulier over de privacy te laten ondertekenen en een behandelovereenkomst, waarbij uw en mij rechten en plichten vermeld staan. Beide formulieren kunt u in het menu hieronder inzien. Deze documenten verzoek ik u te tekenen wanneer u voor het eerst bij mij komt. Door het ondertekenen van deze documenten kunnen we er beiden voor zorgen dat we het daarna kunnen hebben over waar het werkelijk om gaat: uw zorgen en welzijn!

De volgende gegevens verwerk ik in mijn cliëntendossiers, op basis van de wet van de privacy, AVG:

Persoonsgegevens:

Naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, geboortedatum, e-mail adres, huisarts, telefoonnummer van de huisarts, verzekering en verzekeringsnummer en eventuele andere hulpverleners.

Bij minderjarige cliënten verwerk ik ook de naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mail adres van beide ouders. Wanneer het in het belang is voor de begeleiding/behandeling, leg ik ook de huisarts en de school van de minderjarige cliënt vast.

Deze gegevens verzamel ik voor het onderhouden van contact per telefoon en e-mail, het bezoeken van cliënten en het opstellen van een factuur. Ik gebruik deze gegevens ook om cliënten te benaderen via e-mail met informatie of het verzetten van een afspraak. Ik verstrek geen persoonsgegevens aan derden. Bij het beëindigen van de therapeutische relatie verstrek ik een verslag aan de huisarts wanneer de cliënt hier uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven. Desgewenst stuur ik dit verslag toe aan de cliënt.

Medische voorgeschiedenis:

Ik vraag cliënten hun medische- en therapeutische voorgeschiedenis te vertellen en verwerk dit in mijn anamneseformulier. Dit is een schriftelijk dossier en dit werk ik tijdens en na het consult bij. Het doel hiervan is om zo zorgvuldig mogelijk het verloop van de therapie te kunnen volgen, om zo nodig terug te kunnen kijken en de cliënt de mogelijkheid te geven dit eventueel na te lezen. Dit geeft veiligheid en betrokkenheid.

Persoonlijke geschiedenis, gevoelens en ervaringen.

Tijdens het consult komen persoonlijke en emotionele ervaringen naar boven. Deze verwerk ik in mijn dossier om de continuïteit te waarborgen en de ontwikkeling van de therapie goed te kunnen volgen.

Doeleinden van de persoonsgegevens die door mij worden verwerkt.

Behalve de AVG, zijn de WGBO (Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst) en de beroepscode van mijn beroepsvereniging en van het Register Beroepsbeoefenaren Complementaire Zorg (RBCZ) van toepassing op mijn werk. Deze zijn van invloed op de doeleinden waarvoor ik persoonsgegevens vastleg. Om die reden ga ik als volgt om met persoonsgegevens:

Dossierplicht:

Op grond van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst WGBO) ben ik als zorgverlener verplicht een medisch dossier bij te houden.

Bewaartermijn

De hoofdregel voor het bewaren van medische dossiers staat in de WGBO. Dat is 20 jaar, gerekend vanaf de datum van vastlegging van ieder afzonderlijk gegeven. De termijn kan langer zijn indien dit noodzakelijk is met het oog op de behandeling (bijvoorbeeld indien iemand een chronische ziekte heeft).

Beroepsgeheim

Voor mij als therapeut geldt op grond van de beroepscode en het wettelijk geregeld medisch beroepsgeheim een geheimhoudingsplicht.

Minderjarigen:

Indien de cliënt minderjarig is en de leeftijd van twaalf maar nog niet die van zestien jaren heeft bereikt, is tevens de toestemming van de ouders die het gezag over hem uitoefenen of van zijn voogd vereist. De verrichting kan evenwel zonder de toestemming van de ouders of de voogd worden uitgevoerd, alsmede indien de cliënt ook na de weigering van de toestemming, de verrichting weloverwogen blijft wensen. Ouder(s) van minderjarigen tot 16 jaar hebben medebeslissingsrecht over de behandeling. Ouders hebben recht op informatie en inzage in het dossier, wanneer dit gekoppeld is aan het medebeslissingsrecht voor de behandeling. Er bestaat een uitzondering op dit inzagerecht, namelijk wanneer de professional van mening is dat de uitoefening van bepaalde cliënten rechten indruist tegen het belang van de cliënt. Wilsbekwame cliënten van 12 jaar en ouder zijn zelf bevoegd om toestemming te verlenen voor doorbreking van de geheimhouding.

Informatie verstrekken aan de cliënt.

Ik informeer je mondeling over mijn dossierplicht bij de intake. Deze informatie ligt vast in een schriftelijke behandelovereenkomst. Ook moet de privacy overeenkomst ingevuld worden en de persoonsgegevens worden opgenomen in het anamnese formulier.

Wie heeft er toegang tot de cliëntendossiers?

Ik ben ZZP-er en ben de enige die toegang heeft tot de dossiers. Vanuit de beroepscode heb ik een beroepsgeheim. Ik bespreek wel eens met collega’s of in intervisiegroepen casuïstiek uit de praktijk. Dat gaat altijd anoniem en onherkenbaar. Wanneer ik in een blog verhalen vertel uit de praktijk, is dit ook altijd anoniem en onherkenbaar gemaakt.

De beveiliging van mijn dossiers

Ik werk met papieren cliënten dossiers. Deze worden in een afgesloten kast bewaard. Ik registreer afspraken met cliënten in een digitale behandelagenda. Ik e-mail cliënten wanneer dit noodzakelijk is. Deze e-mails worden opgeslagen op de e-mail server van het domein xs4all.nl en craniotherapie.nl. Op mijn mobiele telefoon wordt de contacthistorie bijgehouden.

Wanneer ik ambulant werk worden de dossiers in de auto vervoerd in een afgesloten kastje.

Anderen die toegang hebben tot de gegevens.

Doordat ik als ZZP-er mijn eigen administratie voer en papieren dossiers hanteer, zijn persoonlijke en medische gegevens niet opgeslagen op mijn computer. Mijn facturen sla ik wel op in de computer, maar hierin staan geen medische gegevens.